Devis et factures : travailler avec son assistante administrative dans Sifrage

Quand un artisan délègue son administratif, la première difficulté n'est pas la tâche elle-même : c'est la circulation des documents. Le devis part de son téléphone, la facture d'acompte est dans un tableur, les règlements arrivent sur le compte bancaire et personne n'a la même version des choses. Travailler à deux dans le même logiciel règle ce problème. Voici comment je m'organise avec mes clients qui utilisent Sifrage.

Un seul endroit pour les devis, les factures et les paiements

Le principe est simple : l'artisan et son assistante voient les mêmes données. Quand je prépare un devis, il apparaît dans le compte de l'entreprise ; quand un client paie, la facture passe en « soldée » pour tout le monde.

Dans Sifrage, cela couvre :

• les devis, avec la signature électronique par le client ;
• les factures d'acompte et, en formule Pro, les factures de situation avec retenue de garantie ;
• les relances automatiques des clients et le reste à encaisser, facture par facture ;
• le rapprochement bancaire, qui relie les virements reçus aux factures ;
• les exports comptables et un accès réservé au comptable.

Le patron garde la main : il voit chaque document que je prépare et décide de ce qui part.

Chacun son accès, chacun ses droits

Partager ses identifiants avec son assistante est une mauvaise idée : on ne sait plus qui a fait quoi, et l'accès reste ouvert le jour où la collaboration s'arrête. Sifrage prévoit un rôle « Assistante administrative », avec ses propres identifiants. Ses droits sont décrits ainsi : devis, factures, clients, relances, fournisseurs, sans accès aux marges.

Un point à connaître avant de choisir sa formule : Essentiel et Pro comptent un seul accès. Pour inviter une assistante, il faut la formule Équipe, qui en compte cinq. Le comptable, lui, peut avoir son accès dans toutes les formules sans occuper de place. Les prix de chaque formule sont sur la page tarifs de Sifrage.

Une semaine type

Concrètement, avec un client artisan, la semaine ressemble à ceci :

1. Le lundi, il m'envoie ses notes de chiffrage (une photo du carnet suffit) ; je mets les devis au propre et je les envoie au client pour signature.
2. Au fil des chantiers, il me dit où en est l'avancement ; j'émets la facture d'acompte ou de situation correspondante.
3. Le jeudi, je fais le point sur ce qui reste à encaisser et je vérifie que les relances sont parties. Les cas délicats, je les lui signale avant d'agir.
4. En fin de mois, son comptable récupère ses exports ; je m'assure que les pièces sont complètes.

Rien de tout cela ne demande que l'artisan ouvre le logiciel tous les jours. Il peut le faire quand il veut, depuis son téléphone, pour vérifier un devis ou voir si un client a payé.

Et si vous avez déjà un logiciel ?

Gardez-le s'il vous convient. Je travaille aussi dans les logiciels de mes clients, avec leurs modèles et leurs habitudes. Ce qui compte, c'est que nous ayons tous les deux accès aux mêmes informations, chacun avec ses identifiants.

Si vous n'avez pas encore d'outil, ou si le vôtre vous fait perdre du temps, Sifrage propose un essai gratuit sans carte bancaire. Vous pouvez aussi voir comment je travaille avec ce logiciel ou découvrir l'offre découverte pour tester l'accompagnement sur vos propres dossiers.