Secrétariat externalisé pour le BTP : courriers, classement, archives

Le courrier, le classement et les documents que personne n'a le temps de traiter le soir.

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Classeurs rouges alignés sur une étagère

Dans une entreprise du bâtiment, l'administratif se fait souvent le soir, après le chantier, ou le week-end. Les courriers s'empilent, les documents se cherchent au mauvais moment et une attestation manque le jour où un client la demande.

Je reprends ce travail de fond à votre place : je trie ce qui arrive, je range ce qui doit l'être et je prépare les documents dont vous avez besoin, pour que vous retrouviez une pièce en quelques secondes.

Vous ne cherchez plus un document : vous savez où il est.

Ce que je prends en charge

Courriers et e-mails
Tri du courrier, réponses courantes, suivi des demandes des clients, des fournisseurs et des administrations.
Classement
Un plan de classement clair, papier ou numérique, que vous et votre comptable comprenez du premier coup.
Archivage
Les pièces rangées par année et par type, conservées le temps qu'il faut, faciles à retrouver en cas de contrôle.
Préparation de documents
Attestations, dossiers de candidature, formulaires, documents à signer : je les prépare, vous relisez et vous signez.

Nous définissons ensemble les tâches que vous me confiez. Je ne remplace pas votre expert-comptable : je lui transmets des documents organisés.

Questions sur cette mission

Pour le reste, la foire aux questions répond aux questions générales, ou écrivez-moi.

Faut-il que je vous envoie tous mes papiers ?

Non. Nous choisissons ensemble ce que je traite. Les documents peuvent être scannés, partagés dans un dossier en ligne ou remis lors d'un rendez-vous dans le secteur de Toulouse.

Travaillez-vous sur papier ou en numérique ?

Les deux. Je m'adapte à votre organisation actuelle et je vous propose, si vous le souhaitez, de passer progressivement au numérique.