Mes missions d'assistante administrative pour le BTP
Vous choisissez ce que vous déléguez : une seule mission, plusieurs, ou l'ensemble de votre administratif. Nous définissons ensemble le périmètre et le rythme.
Gestion administrative
Le courrier, le classement et les documents que personne n'a le temps de traiter le soir.
- Courriers et e-mails : Tri du courrier, réponses courantes, suivi des demandes des clients, des fournisseurs et des administrations.
- Classement : Un plan de classement clair, papier ou numérique, que vous et votre comptable comprenez du premier coup.
- Archivage : Les pièces rangées par année et par type, conservées le temps qu'il faut, faciles à retrouver en cas de contrôle.
- Préparation de documents : Attestations, dossiers de candidature, formulaires, documents à signer : je les prépare, vous relisez et vous signez.
Devis et suivi commercial
Des devis envoyés à temps, suivis, relancés, et des chantiers signés qui ne se perdent pas.
- Mise en forme des devis : À partir de vos éléments de chiffrage, un devis complet et lisible, avec les mentions attendues.
- Relance des devis : Un suivi des devis en attente et une relance polie mais régulière des clients qui n'ont pas répondu.
- Suivi des chantiers signés : Les devis acceptés regroupés avec leurs acomptes, leurs dates et les documents du client.
Facturation et relances
Facturer dès que le travail est fait, savoir qui a payé, relancer ceux qui tardent.
- Émission des factures : Factures d'acompte, de situation et de solde, établies à partir des devis signés et de l'avancement que vous m'indiquez.
- Suivi des règlements : Le pointage des paiements reçus et une liste à jour de ce qui reste à encaisser.
- Relances clients : Des relances graduées, du rappel courtois à la lettre de relance formelle, toujours validées avec vous.
- Lien avec le comptable : Les factures et justificatifs rangés et transmis à votre expert-comptable dans le format qu'il attend.
Préparation de chantier
Les dossiers, les déclarations et les pièces à réunir avant d'ouvrir un chantier.
- Dossier de chantier : Un dossier par chantier qui réunit le devis signé, les plans, les coordonnées et les échanges importants.
- DICT : La préparation des déclarations d'intention de commencement de travaux sur le guichet unique, à partir des informations du chantier.
- Sous-traitance : Les pièces à demander à vos sous-traitants (attestations, assurances, contrats) et le suivi de leur validité.
- Documents techniques : Fiches techniques, procès-verbaux, documents de fin de chantier : réunis et transmis au bon interlocuteur.
Gestion RH et administrative
Intérimaires, documents des salariés, plannings : le suivi de l'équipe au quotidien.
- Suivi des intérimaires : Les missions en cours, les relevés d'heures et les échanges avec les agences d'intérim.
- Documents du personnel : Les dossiers des salariés complets et à jour : pièces d'embauche, habilitations, visites médicales à prévoir.
- Plannings : Les plannings de l'équipe tenus à jour, au fil des chantiers et des absences.
- Éléments de paie : Les heures, absences et primes du mois rassemblées pour votre cabinet de paie ou votre expert-comptable.
Tableau de bord et suivis
Quelques chiffres clairs, mis à jour chaque mois, pour piloter sans y passer des heures.
- Indicateurs : Devis envoyés et signés, chiffre facturé, montants à encaisser : les chiffres que vous choisissez.
- Suivi d'activité : L'avancement des chantiers et des dossiers en cours, sur une seule page.
- Reporting personnalisé : Un point mensuel, écrit ou en rendez-vous, pour faire le tour des chiffres et des priorités.
Une mission vous intéresse ?
Parlons-en lors d'un échange de 30 minutes, sans engagement. Nous verrons ensemble ce que vous pouvez me confier.